Der übliche Ablauf in drei Stufen
Gesetzlich vorgeschrieben sind drei Stufen nicht. Sie haben sich aber bewährt, weil sie der Kundenbeziehung Zeit lassen.
- Zahlungserinnerung: freundlich, ein paar Tage nach Ablauf des Zahlungsziels. Oft ist die Rechnung nur untergegangen.
- Zweite Mahnung: sachlich, mit neuer Frist (z. B. 7 Tage) und Hinweis auf Verzug.
- Letzte Mahnung: bestimmt, mit Ankündigung der nächsten Schritte (gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso).
Mustertext: Zahlungserinnerung
„Hallo [Name], vermutlich ist es im Alltag untergegangen: Die Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] ist seit [Datum] fällig. Ich freue mich über deine Zahlung bis zum [Datum]. Falls sie sich mit dieser Nachricht überschnitten hat, betrachte sie als erledigt.“
Mustertext: Zweite Mahnung
„Hallo [Name], leider habe ich zur Rechnung [Nummer] über [Betrag] noch keinen Zahlungseingang. Bitte überweise den Betrag bis zum [Datum]. Gibt es ein Problem mit der Leistung oder der Rechnung, sag mir bitte Bescheid, dann finden wir eine Lösung.“
Mustertext: Letzte Mahnung
„Sehr geehrte/r [Name], trotz Erinnerung und Mahnung ist die Rechnung [Nummer] über [Betrag] weiterhin offen. Ich setze eine letzte Frist bis zum [Datum]. Geht bis dahin keine Zahlung ein, leite ich das gerichtliche Mahnverfahren ein. Dadurch entstehen weitere Kosten, die du tragen musst.“
Mahngebühren und Verzugszinsen
Ab Verzug darfst du in Deutschland Verzugszinsen verlangen. Bei Geschäftskunden sind das 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz plus eine Pauschale von 40 €, bei Privatkunden 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Mahngebühren müssen den tatsächlichen Kosten entsprechen, meist wenige Euro. Für die erste Erinnerung, die den Verzug erst auslöst, darfst du keine Gebühr verlangen.
Mahnungen vermeiden statt schreiben
Am wenigsten Mahnungen schreibt, wer vor der Arbeit klärt, dass das Budget steht. Teile große Projekte in Phasen, vereinbare eine Anzahlung oder lass das Budget einer Phase vor Start sichern. So mahnst du höchstens kleine Beträge statt der ganzen Summe.